Choisir un outil de collaboration

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À l’ère de la numérisation, les échanges entre les collègues, les équipes ou les suivis de projets peuvent être facilités et accélérés par différents outils technologiques. Dans un contexte de télétravail, ces outils sont aussi une bonne façon de diminuer les pertes de temps engendrées par des déplacements à une réunion. Cependant, comme pour toute acquisition de technologie, le choix d’un outil de collaboration doit suivre un processus discipliné.

 

Le problème avant la technologie

Il est facile de se laisser séduire par la technologie, mais il est beaucoup plus important de garder à l’esprit les problèmes que vous essayez de résoudre. Il s’agit de réfléchir aux raisons pour lesquelles vous envisagez un nouveau logiciel de collaboration.

Est-ce pour aider l’équipe de vente à vendre? Augmenter l’efficacité de vos campagnes marketing?  Assurer le développement des nouvelles compétences ? Conserver des savoirs critiques ? Assurer un suivi rigoureux de la gestion des projets ? Répondre à ce genre de questions d’abord vous aidera à «comprendre ce dont vous avez besoin. Par exemple, si vous pensez utiliser «Wrike» la réponse est, pourquoi devriez-vous l’utiliser? Nous conseillons d’éviter de sauter sur le dernier outil tendance ou celui de votre voisin. Se laisser distraire par un nouvel outil de collaboration est une erreur commune des entreprises.

 

Le « Shadow IT »

La présence de multiples sous-systèmes de gestion informationnels peut devenir un problème. C’est ce qu’on appelle communément le « Shadow IT ». Cette appellation est fréquemment utilisée pour désigner des systèmes d’information et de communication réalisés et mis en œuvre au sein d’organisations sans approbation de la direction des systèmes d’information. Ainsi, la définition d’une architecture technologique et d’une gouvernance claire sur le plan de l’utilisation des différents systèmes et sous-systèmes devient un impératif. Assurez-vous que la suite ou l’ensemble d’outils fonctionne bien avec d’autres systèmes logiciels déployés dans votre écosystème On recherche la collaboration de l’ensemble et non d’un sous-groupe. On cherche à briser les silos.

 

L’implication de l’équipe

Le simple fait qu’un outil de collaboration soit bon pour un démarrage ne signifie pas qu’il convient à une organisation de taille moyenne ou grande. Préférablement, il faut laisser les membres de l’équipe utiliser les outils qu’ils aiment, car leur enthousiasme les rendra probablement plus productifs. Il est judicieux de les  sonder sur les besoins et les problèmes qu’ils rencontrent également. La maturité numérique d’un individu à l’autre varie beaucoup. Un sondage permet de mieux cerner cette maturité, mais il peut aussi permettre d’identifier les habitudes de communication de l’équipe. Il est ainsi nécessaire qu’il soit bien adapté aux besoins recherchés.

 

Les caractéristiques et la formation

Le logiciel se doit d’être compatible avec tous les appareils que les employés utilisent, en particulier ceux qui sont mobiles. Une liste de caractéristiques est à bâtir. Les utilisateurs vont vous indiquer les caractéristiques qui les aideraient à être plus productifs. Les logiciels qui ont des fonctions de calendrier partageable sont à privilégier. De plus, les outils qui vous permettent de mettre les dates d’échéance des projets, de gérer les calendriers de vacances et les étapes du développement en un seul endroit sont les plus complets. Au finale, la formation des usagers sur l’ensemble des caractéristiques sera nécessaire à la bonne intégration de l’outil.

 

La sécurité

Il est primordial d’être clair sur les fonctionnalités de sécurité d’un outil de collaboration, les options et les contrôles d’administration. L’outil de discussion de groupe offre-t-il un cryptage de bout en bout ? En outre, il est important que les outils de collaboration offrent une authentification multifactorielle. Un nombre surprenant d’entreprises ne s’en préoccupent pas. Il est essentiel que votre logiciel de collaboration offre un moyen facile de gérer les utilisateurs. Vous devez être en mesure d’intégrer rapidement les nouveaux employés et d’en désactiver l’accès dès qu’un employé part.

 

Le coût total de possession

Quelle est l’infrastructure nécessaire pour prendre en charge une nouvelle suite ou un ensemble d’outils? Votre réseau dispose-t-il de la bande passante nécessaire? Qu’est-ce que le dépannage des TI et des utilisateurs finaux coûtera ? Quel sera le coût du déploiement incluant la formation ? Il faut connaître le coût total de possession de votre outil versus le temps et autres économies qu’il vous permettra de sauver.


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